Revolutioneer Je Dagindeling

Voel je de druk van tijd die als zand door je vingers glipt? Je to-do lijst lijkt wel een hydra – kap één kop af, en twee nieuwe verschijnen. Die energie-vretende lijstjes, zoals het verslag van die meeting vorige vrijdag, of die website layout die maar niet afkomt.

Maar hey, er is een andere manier. Er zijn mensen die het voor elkaar krijgen om die 10.080 minuten per week keihard te rocken. Ze zijn meesters in het gedaan krijgen van dingen – echte productiviteits-ninja's.

Productiviteitsformule

Laten we het eens hebben over de kern van productiviteit. Het is een dans tussen output en input. Denk aan productiviteit als Output gedeeld door Input - zo simpel kan het zijn.

Je output is je gerealiseerde werk; je input is wat je erin stopt, zoals tijd. Velen hebben geen flauw idee hoeveel 'tijd-capaciteit' ze eigenlijk hebben. En dat is exact waar het probleem zit. Als je niet weet hoeveel tijd je hebt, hoe kun je dan ooit je spel optimaliseren?

Procenten

Stel je tijd voor als percentages. Wat is één procent van je dag? 1440 minuten in een dag, dus dat is ongeveer 14 minuten. Je hebt 100 van deze blokken per dag. Dit is een veel handigere manier om naar je dagelijkse capaciteit te kijken. We beginnen allemaal met 100 units – hoe ga je die inzetten?

Stel, je zat vandaag drie uur in de auto. Was die rit het waard om 12% van je dag op te slokken? Overweeg reistijd alleen als capaciteit als je die kunt gebruiken voor calls of om dingen te regelen.

Focus op acties die maximaal 15 minuten duren. Dit maakt je taken tastbaar. En tastbare taken leiden tot overwinningen.

Een kwartier – lang genoeg om iets te bereiken, kort genoeg om in je schema te passen. Deze gouden tip komt van Jason Womack.

Capaciteit = capacitijd

Capaciteit = Tijd. Bepaal je capaciteit voor de week. Hoeveel van die kwartieren ga je besteden aan je acties?

Check je agenda. Daar staat wat je deze week te wachten staat. En dan is er nog die witruimte.

Tel hoeveel kwartieren je wilt inzetten. Dat is je basis-capaciteit. Hoe lager je basis, hoe scherper je keuzes moeten zijn.

Denk aan verschillende soorten tijd. Je ad-hoc tijd – onplanbaar, maar essentieel om in je totale capaciteit mee te nemen. Je processtijd – de tijd die je besteedt aan het verwerken van input. Gebruik de stopwatch van je telefoon om dit te meten.

Beschouw het onderhoud van je lijsten als reflectietijd. Dit is het moment om te reflecteren over wat echt belangrijk is, van productief naar effectief.

Iedereen heeft ad-hoc tijd, processtijd, onderhoudstijd. Afhankelijk van jouw situatie heb je nog meer soorten tijd nodig. Voor mij persoonlijk zijn dat reistijd, alleen-tijd, en speel-tijd. Essentieel om op lange termijn goed te functioneren.

Trek al deze tijden af van je basis-capaciteit voor de week. Dit geeft je uiteindelijke capaciteit – het aantal kwartieren dat je kunt spenderen aan je acties.

En vergeet niet de gouden kwartieren – die momenten waarop je een ongekende productiviteit bereikt. Bewaak deze momenten als een leeuw.

Actie: Bepaal je capaciteit voor deze week. Schrijf voor elke dag je capaciteit in je agenda. Ga ervoor!