Krijg jij ook de indruk dat je persoonlijke efficiëntie (soms )mank loopt?

Vorige week gaf ik een ‘Master Your Todo list’ workshop bij één van de grotere vrachtwagenconstructeurs.

Sebastien vroeg me op een bepaald moment: “Johan, met alles wat je weet en zag, wat zijn de meest voorkomende fouten op vlak van persoonlijke efficiëntie?”

Vier fouten kon ik snel uit het hoofd vertellen maar de vijfde vroeg wat meer denktijd. Vragen van anderen zijn dikwijls een blootlegging van gaten in je kennis.  Het levert altijd extra inzichten.

Zondigen

Met zijn vraag polste Sebastien naar de basisregels van persoonlijke efficiëntie. Dan kon hij achterhalen of hij daartegen zondigt. Voor hem was dit het vertrekpunt om zijn efficiëntie te verhogen.

Het is een schitterende vraag. Als blijkt dat je zondigt tegen deze basisregels, kan je gerichte projecten op je Masterlijst zetten. Bovendien kan je dan ook je volgende bottleneck vinden. Door deze op te lossen, verhoog je je doelmatigheid aanzienlijk.

Andere Resultaten

Sebastien wist dat, wanneer we iets anders doen dan gewoonlijk, we andere resultaten krijgen.

Dat is natuurlijk niet makkelijk. Want alles wat we nu doen, beschouwen we als normaal. Hiervan afwijken en ons gedrag veranderen, staat dan synoniem voor ‘niet normaal’. En willen we dat wel? Aan ‘abnormaal’ doen, hangt toch meestal een negatieve connotatie.

Daarom besteden we bij Content en effectief veel aandacht aan het veranderen van gedrag.

Top vijf van de meest voorkomende fouten

Meester worden van je To-do lijst is zoals een muziekinstrument leren bespelen: je kan altijd verbeteren en het is nooit ‘klaar’. Er zijn twee grote redenen:

Omdat je leven en de context veranderen, veranderen je tools met je mee

Er is altijd een volgend level, een hoger niveau in meesterschap

De volgende vijf fouten staan vaak je persoonlijke efficiëntie in de weg

1. Verzamelen beschouwen als organiseren

Stel: je wordt gebeld. Tijdens het gesprek neem je enkele notities, bijvoorbeeld de afspraken die je maakt. Wat zal de tegenpartij voor jou doen en wat jij zal doen voor de andere? Om vooral jouw aandeel niet te vergeten, plak je een Post-it op je scherm. Naast al die andere Post-its. Er is zelfs een Post-it waarbij de lijm is opgelost en die je dus met tape moet vastplakken.

Waarom doe je dit? Waarom heb je zoveel Post-its?

Je hebt allicht een handvol redenen. Of je hebt je betrouwbaar systeem niet bij (personal assistent, Outlook…) en dan je moet dus tijdelijk de gemaakte belofte op een andere manier onthouden. Of je wil alle informatie over een bepaald project bij elkaar houden. Je voegt dan de snel opgeschreven info later wel bij de andere informatie.

Maar er schuilen een aantal gevaren in het creëren van verschillende verzamelplaatsen:

Doorgaans zijn verzamelplaatsen, plaatsen waar je potentieel werk tijdelijk stockeert.

Het aantal plaatsen speelt dus wel degelijk een rol. Heb je veel verzamelplaatsen, dan maak je het jezelf behoorlijk moeilijk. Hoe maak je dan immers je To-do lijst op? Hoeveel tijd verlies je door het zoeken naar je info?

Hoe vaak update je deze verzamelplaatsen? Met welke frequentie voeg je het potentieel werk toe aan je betrouwbaar systeem en haal je het dus uit je andere verzamelplaatsen of verwijder je de Post-it van je bureau.

Hoe behoud je het overzicht van die specifieke verzamelplaats? Wanneer maak je deze leeg?

2. Bepalen van je prioriteiten zonder een link te leggen naar je capaciteiten

Prioriteiten en capaciteit liggen heel dicht bij elkaar. En dat weten we in Vlaanderen heel goed. Ze starten overal met wegenwerken maar er is onvoldoende capaciteit om al deze wegenwerken tegelijkertijd uit te voeren. En dus botsen we overal op wegblokkades waar ogenschijnlijk niet gewerkt wordt. Met als gevolg dat het tempo van de werkzaamheden een pak trager is dan oorspronkelijk vooropgesteld.

Je capaciteit wordt bepaald door de beperkte middelen die je nodig hebt om je To-do lijst de baas te zijn. Wij focussen ons op de volgende vier:

• Tijd

• Energie

• Aandacht

• Money

• 
  

Zelfmanagement is T.E.A.M.-management en team management is zelfmanagement – Jodha

Op mijn wekelijkse actielijst gebruik ik ‘tijd’ als een manier om keuzes te maken.

Kiezen is in dat geval dus ook je prioriteiten stellen. Een prioriteitsprobleem is een capaciteit probleem.

3. Je de ideale week niet wekelijks opmaken

Elk systeem heeft onderhoud nodig. Je wagen heeft onderhoud nodig. Doe je dit niet dan sta je op een bepaald moment langs de kant van de weg, de wegenhulp te bellen.

Je ideale week is de eerste beschermingsgordel voor je prioriteiten de komende week.

4. Wanneer je verschillende manieren hebt om over je werk na te denken

Het organiseren van je denkwerk gebeurt via één denkschema. Je hoeft ons schema niet te volgen, maar je moet wel één manier hebben. Als je via meerdere manieren over je acties nadenkt, creëer je lijsten waarin de reminders niet hetzelfde betekenen. Die onduidelijkheid in je lijsten zorgt voor weerstand en extra onnodige beslissingen. Beslissingen nemen kost je energie en het gaat lopen met je aandacht. En laat ‘aandacht’ nu net één van je beperkte middelen zijn. Dus die onnodige beslissingen vermijd je beter.

5. Vergeten dat je persoonlijke efficiëntie wel degelijk persoonlijk is

Mike Vardy, de efficiëntie-expert uit Canada, zegt het heel mooi: “It’s time to personal back into personal efficiency”. By the way, we hebben ons eerste artikel voor Mikes website geschreven.

De manier waarop het voor mij werkt, hoeft niet hetzelfde te zijn als hoe het voor jou werkt. Onze ‘wat’ zal hetzelfde zijn. We willen beiden rust in ons hoofd (zodat we ons kunnen concentreren). Maar hoe ons systeem eruitziet, zal waarschijnlijk zeer verschillend zijn.

Maak jij andere fouten? Laat het ons weten via de comments (I ga ookvan bottleneck naar bottleneck. Het is bij niemand ooit helemaal ‘klaar’)