Merk je ook dat deadlines een pervers effect hebben? Ze creeëren een stress die je liever niet voelt. Het recupereren van zo'n stress moment kost je energie en tijd. Nog niet te spreken over het feit dat om je deadline te halen je privétijd dient op te offeren. En dat levert ook ergens extra spanningen op.
Deadlines verplichten je om in actie te schieten. Het lijkt alsof jij het stuur niet meer in handen hebt. De deadline bepaalt wat je gaat doen.
Voor de deadline met je werk klaar zijn. Het lijkt wel Utopia. Taken ruim van te voren ingeleverd. Het voelt alsof je in de bestuurderszetel zit in plaats van deze van medereiziger. Je hebt het stuur in je handen. En jij bepaalt waarheen de reis gaat.
Laatst luidst geroepen
Om goede beslissingen te kunnen nemen heb je een goed overzicht nodig. Je kan onmogelijk je prioriteit bepalen wanneer je dat overzicht niet hebt. Zonder overzicht lijkt alles belangrijk. Het gevolg is dat je aan de slag gaat met het laatste of het luidste. Behalve wanneer je een deadline moet halen want dan is die ene prioriteit heel duidelijk. De tandarts bellen wanneer je tandpijn hebt, is duidelijk. Wanneer je een controlebezoek aan diezelfde tandarts dient te regelen kan dat wat anders zijn.
Deadline schaakmat
Wat kan je doen om je deadline voor te zijn?
Maak je Masterlijst compleet. Alles wat meer dan één actie nodig heeft om af gewerkt te worden hoort op je masterlijst. Ja, ook die kleine projectjes die slechts twee weken doorlooptijd hebben. Dat overzicht is goud waard. Je mag die businesstrip naar Engeland niet vergeten. Het zijn een pak stappen om dat geregeld te krijgen. Businesstrip Engeland hoort op je Masterlijst.
Zet indien nodig bij elk van de items op je masterlijst je deadline. Het helpt je tijdens de weekly review om prioriteiten te maken.
Bepaal het succesvol resultaat van elk item op je masterlijst. Weten wanneer je geen acties meer dient te doen is een hulpmiddel om te starten. Het ruimt ook één van de excuses van deadlines op. Wanneer je iets afgeeft net op de deadline moet het goed genoeg zijn. Wanneer je voor de deadline oplevert, zou het nog kunnen beter worden. Wanneer je je succesvolle resultaat bepaald hebt, is het goed genoeg. Vijftien slides presentatie Extratijd is helder als finishlijn.
Vul je actielijst met volgende stappen. Je dient ooit eens na te denken over die volgende stap. Ofwel onder druk van de deadline ofwel door je eigen keuze. Een deadline verplicht je om na te denken over de volgende actie. Door na te denken over die stap kan je de deadline voor zijn. Je hebt dan aan Peter al naar de nodige informatie gevraagd. Net voor de deadline zijn degene die je nodig hebt, niet beschikbaar. Dat is een afgeleide van de wet van Murphy.
Geef jezelf het cado van een aangepast overzicht. Je masterlijst elke week àjour zetten helpt je om deadlines onder controle te houden. Er zijn wijzigingen gebeurd in de loop van de week. Zaken werden toegevoegd aan de lijst.
David Allen noemt dit een weekly review. In een vroeger artikel vind je de concrete stappen. Tijdens je weekly review bepaal je ook de volgende acties voor de projecten op je masterlijst. De projecten waarvan de deadline dichterbij komt, krijgen meer acties.
Hou wat ruimte voor adhoc zaken vrij. Verrassingen zal je altijd hebben. Bepaal je gemiddelde adhoc tijd. Hou daar rekening mee.
Aandacht voor je aandacht
Maak je masterlijst compleet en voeg data van harde deadlines toe.
Schrijf je in voor het vier maand durend programma: 'Opnieuw controle over je werk als je ook je tool onder controle wil hebben.
Deadlines verplichten je om in actie te schieten. Het lijkt alsof jij het stuur niet meer in handen hebt. De deadline bepaalt wat je gaat doen.
Voor de deadline met je werk klaar zijn. Het lijkt wel Utopia. Taken ruim van te voren ingeleverd. Het voelt alsof je in de bestuurderszetel zit in plaats van deze van medereiziger. Je hebt het stuur in je handen. En jij bepaalt waarheen de reis gaat.