Brandjes Blussen met Beleid

Brandweer

Voel je je soms als een brandweerman, constant bezig met het blussen van onverwachte 'brandjes' op werk of thuis? Deze ongeplande vragen en problemen trekken je weg van wat je eigenlijk wilde doen, en lijken altijd op het verkeerde moment te komen.

Voortdurend in deze 'brandjes blus'-modus zijn, leidt tot ongezonde stressniveaus. Net zoals brandweerlieden na het blussen van een brand even moeten decomprimeren, is het belangrijk om na een stressvolle situatie even tot rust te komen. De adrenaline wegwerken heeft tijd nodig.

Als klanten, medewerkers of collega's je op elk moment kunnen onderbreken en je dit niet goed beheert, creëer je onnodige stress voor jezelf.

Je hoofd voelt als een constante brandhaard.

Controle

Maar het kan anders. Brandweerlieden krijgen training en opleiding om branden te beheersen. Wat als je een vergelijkbare controle zou kunnen uitoefenen over jouw 'brandjes'?

Stel je voor dat je, ondanks de verrassingen, het gevoel hebt dat je de meester bent over je eigen planning.

Onderbrekingscultuur

Brandjes blussen of ad-hoc werk is onderdeel van de meeste banen. Veel mensen houden hier geen rekening mee in hun planning en worden daardoor gestrest als ze worden onderbroken. Als.. eerder wanneer.

Heb jij nog een duidelijk overzicht van wat er op je bord ligt? Zo niet, dan ben je niet de enige. Het gebrek aan overzicht kan je verstrikt laten raken in de waan van de dag, waardoor het moeilijk wordt om prioriteiten te stellen.

In een cultuur van constante onderbrekingen is het onmogelijk om gefocust te blijven. De grootste oorzaak hiervan zijn vaak slecht georganiseerde collega's. Hun 'dringende' vragen hadden al veel eerder aangepakt kunnen worden.

Brandmeester

Plan tijd in voor onvoorziene of ad-hoc zaken. Ze zullen er toch komen, je weet alleen niet wanneer. Zorg dat je actielijst voor deze week ruimte biedt voor dergelijke taken.

Begin met het bijhouden van de tijd die je aan ad-hoc taken besteedt. Maak een eenvoudige spreadsheet of houd je tijd bij op papier. Door het bijhouden van je tijd krijg je een beter beeld van hoeveel ad-hoc werk je eigenlijk hebt.

Bepaal je gemiddelde na drie weken. Als het aantal ad-hoc taken in de loop van het jaar varieert, houd daar dan rekening mee.

Laat een ad-hoc taak even liggen. Niet alles wat onverwacht op je pad komt, is meteen dringend. Door even een stap terug te doen, krijg je een nieuw perspectief. Misschien kan iemand anders het zelfs oplossen. Uitstel brengt inzicht of zelfs soms afstel.

Raadpleeg je actielijst bij twijfel. Dit helpt je te bepalen of een nieuwe taak echt belangrijker of dringender is dan waar je mee bezig was.

De regel van Drie

Pas de regel van drie toe. Als een ad-hoc taak voor de derde keer opduikt, behandel het dan anders. Dit is een escalatieregel.

Zoek een structurele oplossing voor terugkerende 'ad-hoc' taken. Zet ze op je masterlijst, zodat ze niet uit het zicht verdwijnen zodra de 'brand' is geblust. En plan een volgende actie in je actielijst.

Identificeer de grootste 'onderbrekers'. Tachtig procent van je onderbrekingen komt van twintig procent van de mensen. Behandel frequente onderbrekers anders dan incidentele.

Ontwikkel nieuwe gewoonten voor onderbrekingen. Als leidinggevende kun je bepalen wanneer je beschikbaar bent voor onderbrekingen. Stel vaste tijden in voor overleg en houd je daaraan, met uitzondering van echte noodgevallen.

Werk af en toe op een andere locatie. Dit zorgt ervoor dat ad-hoc zaken vanzelf worden opgelost en biedt beide partijen meer voldoening.

Maak deze week een overzicht van wie je onderbreekt en noteer hoe hard dit je focus beïnvloedt.