Merk je ook dat veranderen een bepaald patroon volgt?

Je hebt goede voornemens om in de toekomst productiever te worden. Of gezonder of… Na enkele weken is het terug business as usual. Er lijkt niks verandert te zijn. Je deed inspanningen en zag geen resultaat. Tuurlijk laat je dan los.

De kracht van het kleine kan je helpen. Een kleine verbetering aan je bottleneck geeft je het gevoel van vooruitgang.

Kleine acties = grote impact

Het effect van de hefboom komt door één extra gram. Je hebt waarschijnlijk ooit op een wip gezeten en met de kracht van hefbomen geëxperimenteerd. Op het speelplein in de buurt staat zo’n wip.

Fien en Els zitten op een wip. Fien weegt 50 kg. Els weegt 25 kg meer. De afstand van Fien tot het steunpunt van de wip is drie meter. De wip is perfect in balans wanneer Els op een afstand zit van twee meter. Eén extra gram bij Fien of Els zorgt voor een verschuiving in de balans. En dat is net de kracht van de hefboom

Als je denkt dat iets klein geen impact kan hebben, ga dan maar eens naar bed met een mug. – Vrij naar de Dalai Lama

Lance Armstrong trainde een heel jaar om zijn pull op de pedalen aan te passen. Daardoor had hij meer kracht. En dat was nadat hij de Tour reeds tweemaal had gewonnen.

Het is net dat klein extraatje dat meer effect creëert. Zeker wanneer dat klein extraatje een bottleneck fixt.

Productiever en effectiever worden.

1. Afzetten van de ‘weapons of mass distraction’

Wat zijn de zaken die je afleiden? Je aandacht wordt weggehaald door het biebje van je e-mail, door het gerinkel van de telefoon, door de stemmen buiten…

Hoe ga je om met deze afleiders? Kan je ervoor zorgen dat ze je niet meer weghalen van wat je wou doen?

Deze weapons of mass distractions zijn niet zo goed verborgen. Ze zitten meestal voor onze neus. We zijn ze zo gewoon dat we ze niet meer beschouwen als afleidingen.

Je hebt een zone nodig waarin je focus kan bewaren. Creëer je focus zone zelf.

2. Omschrijf je actie helder genoeg

Je schreef op je lijst Louis bellen. Op het moment dat je het opschreef was dit helder genoeg. Op het einde van de week weet je niet meer waarom je Louis diende te bellen.

Net die woorden ‘Louis bellen budget Excel vorig jaar’ geven je extra context die je helpen om in actie te gaan. Daardoor wordt de kans ook groter dat je effectief de actie gaat doen.

3. Verdeel je actielijst van deze week volgens je beperkende factor

Er zijn acties die je alleen kan wanneer je op kantoor bent. Je kantoor is dan de beperkende factor. Een actielijst die ingedeeld is volgens jouw beperkende factoren, helpt je bij de keuze.

Wanneer je in die beperkende omstandigheid bent is dat lijstje afwerken een goede keuze.

Het helpt je niet om te weten dat je nog thuis moet bellen naar de accountant, wanneer je niet thuis bent. Integendeel je wordt er onrustiger door.

Plus de lijst met mogelijke keuzes wordt kleiner. En door een kleinere lijst worden we minder overspoeld.

4. Heldere afspraken

Goede afspraken maken goede vrienden. Je wordt er ook een betere vriend door voor jezelf. Onduidelijkheid creëert onrust. Ons brein houdt niet van onduidelijkheid.

Laat je klanten weten wanneer je beschikbaar bent. Vertel ze dat je je mailbox slechts tweemaal per dag behandelt. Als ze je sneller nodig, hoe ze je kunnen bereiken.

Wanneer je voor langer dan één dag je mail niet behandelt, zorg dan voor een out-of-office. Je kan die ook gebruiken om je klanten extra info te geven. Marketing kan op vele manieren.

5. Accountability moment

Elke dag vijf minuten om op jezelf gekozen spoor te blijven. Het is zo makkelijk om van je pad af te wijken.

Een accountability moment helpt je om gefocust te blijven op je dagelijkse acties zoals bijvoorbeeld:

• mediteren

• beweging

• aantal woorden schrijven

• …

Overloop op het einde van de dag je lijstje en kijk wat je de volgende dag beter zal doen. Wees ook blij voor wat wel lukte. Je kan ook van je successen leren.

Je kan dit alleen voor jezelf doen.

Alternatief is een accountability partner te hebben. Je partner checkt jouw lijstje en omgekeerd. Kan ook via de telefoon, of via sociale media. Topcoach Marshall Goldsmith gebruikt dit al twintig jaar.

Team-up is een van de principes om de kans te vergroten.

6. Elke week één extra shortcut in het arsenaal

We muizen of trackpadden te veel. Short-cuts zijn 40% productiever dan het gebruik van de muis.

Leer elke week één extra shortcut. Op het einde van het jaar ken je er vijftig extra.

Kijk welke acties je veelvuldig doet en zoek de bijpassende shortcut. Wat is de reply-all shortcut in je e-mail-applicatie?

7. Actierondje om vergadering af te sluiten

Sluit elke vergadering af met een actierondje. Laat iedereen zijn acties benoemen. Daarmee vermijd je datzelfde acties door meerdere personen worden opgenomen. Of dat acties niet worden opgenomen.

Goede afspraken maken goede vrienden.

8. Zoek een andere plek op

Waar krijg je je beste ideeën? Waar schrijf je het makkelijkst? Waar...?

Zoek die plek op wanneer je die actie efficiënt wil afronden.

Een plek heeft een bepaalde energie en een bepaalde sfeer. Maak daar gebruik van. M.B. Stanier heeft 2 werkplekken. Eén voor great work en één voor good work. Austin Kleon heeft een analoge en een digitale werkplaats.

9. Eén verzamelplaats in je tas

Eén folder om nog te verwerken materiaal in te verzamelen is een godsgeschenk. Je gooit er de businesskaartjes in waar je nog iets mee moet. De notities die je maakte bij je klant gaan er ook in.

Meerdere verzamelplaatsen in je tas zorgen voor verspilling. Je gehele tas gebruiken als verzamelplaats helpt je niet bij het winnen van je todo’s.

Extra

Take a B.R.E.A.K. aa

Een volledig uur gefocust zijn, is vermoeiend. Gun jezelf de nodige tijd om je energie terug op te laden. Ga even wandelen of zet je gedurende twintig minuten op je meditatiekussen.

Wissel het mentaal inspannend werk af met iets fysisch. Zorg dat het B.R.E.A.K.aa moment je mentaal ontspant.